Urzędnik w ratuszu z czipem, obywatel też (aktualizacja)

Wraz z nowym miesiącem ratusz wprowadził również zmiany dotyczące pracy i funkcjonowania miejskiego urzędu. Od dziś, 1 kwietnia pracownicy szczecineckiego UM przychodząc do pracy lub opuszczając swoje stanowisko, będą musieli „spowiadać” się ze wszystkich wyjść elektronicznemu strażnikowi. Choć data wprowadzenia w Urzędzie Miasta systemu elektronicznej rejestracji czasu pracy mogłaby sugerować, że jest to primaaprilisowy żart, cyfryzacja urzędu już stała się faktem. 

Pracownicy ratusza kilka dni temu zostali wyposażeni w specjalne karty, dzięki którym będzie możliwe dokładne rozliczenie ich z czasu spędzonego w pracy. Urzędnicy do swojej „dyspozycji” mają również trzy czytniki kart zlokalizowane przy wejściach do budynku. 

- System  ten ma na celu usprawnienie ewidencjonowania ora rozliczania czasu pracy pracowników Urzędu Miasta – wyjaśnia Tomasz Czuk, rzecznik prasowy UM. – Karty te oraz obowiązek elektronicznej rejestracji nie dotyczy jednak wszystkich. Są z niego niejako zwolnieni burmistrz, wiceburmistrz, sekretarz, a także skarbnik miasta. Nie obowiązuje on również pracowników zatrudnionych w zadaniowym systemie pracy i pracowników okresowych. 

Jak zdradza nasz rozmówca, to dopiero początek zmian związanych z cyfryzacja urzędu. Przez najbliższe tygodnie wprowadzony obecnie system ewidencji czasu pracy zostanie poddany testom praktycznym. Jeśli taka forma się sprawdzi, już wkrótce ratusz pójdzie o krok dalej. Niewykluczone, że już wkrótce w podobne karty zostaną wyposażeni także mieszkańcy.

- Jest to innowacyjny pomysł w skali całego kraju – kontynuuje Tomasz Czuk. - Obecnie prowadzimy zaawansowane rozmowy z dotychczasowym dostawcą czytników i sprawdzamy, w jakim czasie i zakresie uda nam się zrealizować te plany. Gdyby okazało się, że obecne czytniki nie mogą zostać dostosowane do naszych wymagań, wtedy skontaktujemy się z innym dostawcą tego typu sprzętu. Zapytania ofertowe rozesłaliśmy już do kilku firm.

Elektroniczny System Informowania Mieszkańców (w skrócie E-SIM) miałby służyć mieszkańcom do szybszego uzyskiwania informacji odnośnie dotyczących ich spraw, a także przyczyniłby się do praktycznie całkowitego zlikwidowania ewentualnych kolejek w urzędzie, a nawet pozwoliłby uzyskać informacje… nie wchodząc do budynku.

Jeszcze w tym roku na ścianie ratusza pojawi się specjalny czytnik e-SIM, dzięki któremu każdy z mieszkańców – bez konieczności wizyty w odpowiednim „okienku” – dzięki specjalnej karcie będzie mógł sprawdzić m.in. czy jego podanie lub wniosek zostały już rozpatrzone, kiedy dany dokument będzie gotowy do odebrania, a także czy urzędnicy maja do niego jakąś „sprawę”. System będzie działał bowiem również na zasadzie poczty elektronicznej – urzędnicy będą mogli wysyłać mieszkańcom niektóre powiadomienia właśnie za pośrednictwem karty.

- Chcielibyśmy, aby karty te były również kompatybilne z czytnikami rejestrującymi czas pracy urzędników. Dzięki temu, kiedy petent odwiedza nasz urząd i zarejestruje za pomocą karty czas swojego wejścia i wyjścia, będziemy mogli sprawdzić, ile czasu zajęło mu załatwienie sprawy w urzędzie. Pozwoli nam to w przyszłości jeszcze bardziej usprawnić naszą pracę – dodaje nasz rozmówca. – Rozważamy jeszcze sposób dystrybucji tych kart do mieszkańców. Póki co bierzemy pod uwagę dwie opcje. Karty będzie można odebrać bezpośrednio w ratuszu lub zostaną one rozesłane listami do każdego z mieszkańców.

Znaczna część środków na ten cel pochodzić będzie z dofinansowania otrzymanego z UE w ramach programu „Cyfryzacja i digitalizacja instytucji użyteczności publicznej na lata 2014-2018”. Według wstępnych szacunków, koszt wprowadzenia Elektronicznego Systemu Informowania Mieszkańców E-SIM to 750 tys. zł. (mg)

aktualizacja:

Z przykrością, ale jednocześnie dozą satysfakcji informujemy Państwa, że powyższy artykuł powstał wyłącznie na potrzeby Prima Aprilisu i zawiera jedynie szczątkowe ilości faktów. Mamy nadzieję, że spełnił swoją rolę.