Zobacz, jak przygotować e-sprawozdanie finansowe za 2018 rok

W tym roku po raz pierwszy trzeba przygotowywać sprawozdania finansowe w formie elektronicznej. Jak dobrze wywiązać się z obowiązków? Sprawdźmy.

Podmioty można podzielić na dwie grupy, te, które:

• są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego – rejestru przedsiębiorców;
• nie zostały wpisane w ogóle do KRS albo są wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego, ale do innych rejestrów niż rejestr przedsiębiorców.

Pierwsza grupa

Podmiotami wpisanymi do rejestru przedsiębiorców KRS są przede wszystkim spółki prawa handlowego – spółki jawne (bez względu na skład wspólników), spółki partnerskie, komandytowe, komandytowo-akcyjne, spółki z o.o. i spółki akcyjne.

Jak podpisać sprawozdanie

Podmioty z pierwszej grupy przygotowują sprawozdanie w postaci elektronicznej oraz opatrują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Termin na przygotowanie sprawozdania to tak jak dotychczas 3 miesiące (art. 52 ust. 1 uor), podpisuje je osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, oraz kierownik jednostki, a w przypadku gdy jest to organ wieloosobowy − wszyscy członkowie tego organu.

Przesyłanie sprawozdań w formie JPK

Podmioty wpisane do KRS – rejestru przedsiębiorców są zobligowane do sporządzenia sprawozdania w formie JPK.

Złożenie dokumentów do KRS

Podmioty z tej grupy w terminie 15 dni po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego przekazują sprawozdanie do KRS. Odpowiedzialnym za dopełnienie obowiązku jest kierownik jednostki, ale dane może złożyć każda osoba, która jest wpisana do KRS jako upoważniona do reprezentowania podmiotu. Nie musi być to członek zarządu, ale może być to prokurent. Ważne z praktycznego punktu widzenia okaże się to, aby osoba taka miała numer PESEL, KRS bowiem identyfikuje właśnie z użyciem wykorzystaniem numeru  PESEL.

Dokumenty składane ze sprawozdaniem

Oprócz sprawozdania finansowego do KSR (zgodnie z art. 69 ust. 1 uor) składa się:

• sprawozdanie z badania, jeśli sprawozdanie podlegało badaniu;
• odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego;
• odpis uchwały o podziale wyniku finansowego lub pokryciu straty bilansowej;
• sprawozdanie z działalności w przypadku podmiotów zobowiązanych do sporządzania tego sprawozdania.

Osoba składająca dokumenty do KRS składa plik dokumentów i podpisuje profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym.

Podmioty niewpisane do KRS

Druga grupa to podmioty, które nie są wpisane do rejestru przedsiębiorców. To m.in.: osoby fizyczne i spółki cywilne (które są wpisane do CEIDG), ale też nieprowadzące działalności gospodarczej wpisane do rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej stowarzyszenia, inne organizacje społeczne i zawodowe, fundacje oraz samodzielne publiczne zakłady opieki. Podmioty te stosują zasady sporządzania sprawozdań finansowych takie jak inne jednostki.

Podmioty te zatem sporządzają sprawozdanie w postaci elektronicznej oraz opatrują je kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Nie muszą natomiast stosować formatów .xml ze strony Ministerstwa Finansów.

Z uwagi na to, że podmioty te nie składają sprawozdań do KRS, mają obowiązek złożyć w formie elektronicznej sprawozdanie do urzędu skarbowego.

Sprawdź też:

• Jak podpisać sprawozdanie finansowe osoby fizycznej
• Jak w 2019 roku ewidencjonować koszty dotyczące firmowych aut

dr Katarzyna Trzpioła
specjalista prawa podatkowego i bilansowego
wykładowca i szkoleniowiec
ekspert portalu PortalFK.pl