Sale konferencyjne – co sprawdzić przed wynajmem?

Organizacja konferencji, zjazdu, szkolenia czy spotkania biznesowego to trudne zadanie logistyczne, podczas którego należy wziąć pod uwagę wiele elementów. Jednym z najważniejszych jest miejsce, w którym odbędzie się spotkanie. Liczy się ilość miejsc, poziom obsługi, lokalizacja, a nawet dodatkowe atrakcje. Podpowiadamy co powinieneś sprawdzić przed wynajęciem sali konferencyjnej, aby uczestnicy Twojej konferencji lub spotkania, byli zadowoleni i zapamiętali ją na dłużej.

Na co zwracać uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Sale konferencyjne są niemal w każdej miejscowości. Mogą być częścią hotelu, kurortu, a nawet urzędu. Organizatorzy konferencji mają więc w czym wybierać, ale czy każda sala jest warta uwagi i czy spełni wszystkie oczekiwania?

Organizując konferencję lub spotkanie biznesowe weź pod uwagę kilka czynników:

lokalizację – znajdź miejsce, które łatwo znaleźć, gdzie łatwo zaparkować, i do którego wszyscy uczestnicy będą mieli równą drogę do przebycia. cenę – na pewno pamiętasz o tym aspekcie i nie przepłacisz. Pamiętaj tylko, że najtańsza oferta nie zawsze jest najkorzystniejsza. Zbyt niska opłata za wynajem sali, może się wiązać z istnieniem „haczyka” w postaci na przykład remontu trwającego piętro wyżej. liczbę uczestników – pamiętaj nie tylko o odpowiedniej liczbie krzeseł, ale również odpowiednim cateringu i liczbie dodatkowych materiałów, jeżeli chcesz takie udostępniać. poziom obsługi – Spotkanie z ważnymi partnerami biznesowymi i płatne szkolenia wymagają kompetentnej obsługi personelu sali konferencyjnej. termin zjazdu – jeżeli nie masz z góry ustalonego terminu postaraj się wybrać okres sprzyjających warunków atmosferycznych i dopasowany do terminarza uczestników. Szkolenie dla szeregowych pracowników biurowych w miejscowości oddalonej od ich miejsca zamieszkania o 200km, nie powinno odbywać się w okresie urlopowym ani w zimie. możliwość zakwaterowania i cateringu – łatwy dostęp do bazy hotelowej jest bardzo ważny w przypadku kilkudniowych lub międzynarodowych konferencji.

Wszystkie te elementy są tak samo ważne i muszą spełniać oczekiwania wszystkich zaproszonych gości – uczestników konferencji.

 

Jaka powinna być odpowiednia sala konferencyjna?

Multimedia

Wiele zależy od celu spotkania, jednak każda sala konferencyjna powinna być wyposażona w sprzęt multimedialny, który pozwoli na sprawną prezentację pomysłów czy analiz. W pomieszczeniu nie powinno zabraknąć komputera, telewizora, projektora, mikrofonów i dostępu do Wi-Fi. W miejscach, w których na co dzień odbywają się konferencje i szkolenia takie sprzęty są sprawdzane, serwisowane i działają bez zarzutu. Jeśli jednak zdecydujesz się wynająć salę od znajomego przedsiębiorcy lub w miejscu gdzie na co dzień odbywają się różnego typu wydarzenia, będziesz musiał sam zadbać o sprzęt i jego sprawdzenie przed konferencją. Pamiętaj – wystąpienie problemów technicznych nie jest mile widziane i nie postawi Cię w dobrym świetle.

Wygoda uczestników konferencji

Konferencja może trwać wiele godzin. Jeżeli planujesz, że Twoja potrwa dłużej niż godzinę zadbaj o wygodę uczestników. Pomieszczenie powinno posiadać klimatyzację i oświetlenie z choćby minimalną możliwością regulacji. Nie dopuść do tego, aby ktoś siedział na niewygodnym krześle, lub co gorsza, stał. Pomyśl jakie opinie i przemyślenia mieliby uczestnicy Twojej konferencji, gdyby tak się zdarzyło. Zapewnij im możliwość odpoczynku, wyjścia na świeże powietrze oraz zjedzenia ciepłego posiłku. Z pewnością to docenią.

Dodatkowe atrakcje

Wybierając miejsce na kilkudniowe spotkanie naukowe czy biznesowe, warto znaleźć większe centrum konferencyjne, które zaoferuje nocleg oraz dodatkowo atrakcje, takie jak na przykład:

sauna, basen, kort tenisowy.

W takich warunkach każde spotkanie biznesowe zakończy się podpisaną umową a szkolenie przyniesie oczekiwane rezultaty.

Artykuł powstał przy współpracy z firmą FullServiceOffice.pl, która na codzień wynajmuje sale konferencyjne w centrum Wrocławia.