Elektroniczny obieg dokumentów, czyli więcej czasu i mniej błędów

Niezależnie od rozmiaru firmy, pracownicy niemalże każdego sekretariatu, działu księgowości lub administracji zgodnie narzekają na nadmiar obowiązków. Natłok pracy może bardzo łatwo prowadzić do popełniania błędów, a te – zwłaszcza w przypadku faktur – potrafią mieć poważne konsekwencje. Istnieją jednak rozwiązania, która pozwalają pracodawcom odciążyć pracowników i zminimalizować liczbę błędów.

Najlepszym krokiem, na jaki zdecydować się może pracodawca, będzie wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to możliwe dzięki oprogramowaniu umożliwiającemu zamianę papierowych dokumentów na cyfrowe. Rozwiązanie to niesie ze sobą szereg rozmaitych korzyści, spośród których wymienić można duże oszczędności czasu, pilnowanie terminu płatności faktur czy wyeliminowanie ludzkich błędów.

Czytnik OCR – koniec z ręcznym wpisywaniem danych

Integralnym elementem każdego oprogramowania do elektronicznego obiegu dokumentów jest czytnik OCR, czyli rozwiązanie umożliwiające rozpoznawanie tekstu znajdującego się na dokumencie. Jest to ogromna ulga dla sekretarek czy księgowych, które były dotychczas odpowiedzialne za uzupełnianie danych. Ręczne przepisywanie takich informacji jest nie tylko męczące i monotonne, lecz może również prowadzić do popełniania licznych błędów. Jeśli pomyłka dotyczyć będzie informacji typu NIP, kwota przelewu czy jego termin, dla przedsiębiorstwa może oznaczać to konsekwencje nawet finansowe.

Elektroniczny obieg faktur

Najpopularniejszym obszarem działalności firmy, który najczęściej zostaje poddawany elektronicznej rewolucji, jest obieg faktur. Po wprowadzeniu faktury do systemu pilnuje on terminu płatności, umożliwia on również akceptację dokumentu przez upoważnioną do tego osobę. Skraca to czas zatwierdzenia wydatku. Jeśli dodatkowo posłużymy się czytnikiem OCR, zaangażowanie czasowe sekretarek i księgowych ulega znaczącemu skróceniu. Maleje również liczba popełnianych błędów oraz ryzyko nieuregulowania faktury w terminie, co oznacza zwykle konieczność zapłacenia również karnych odsetek.

Bezpieczeństwo danych przede wszystkim
Wdrożenie elektronicznego systemu obiegu dokumentów znacząco poprawia także bezpieczeństwo informacji w przedsiębiorstwie. Cyfrowe dane są zaszyfrowane, zaś dostęp do nich mają wyłącznie uprzednio upoważnione do tego osoby. Bez trudu można również prześledzić historię edycji dokumentu – kto, kiedy oraz jakie zmiany w nim wprowadził.


Oprogramowanie umożliwiające zamianę tradycyjnego obiegu dokumentów jest wiele, w tym wiele autorstwa polskich firm. Jednym z najpopularniejszych jest system V-Desk stworzony przez firmę Primesoft Polska z Poznania, który słynie ze swojej wszechstronności i elastyczności – każdorazowo jest on ściśle dopasowywany do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Jego wdrożenie nie pociąga również za sobą konieczności zakupu dodatkowego sprzętu. W większości przypadków w zupełności wystarczą komputery i skanery znajdujące się już w firmie.

artykuł partnera serwisu