Co oznacza optymalizacja procesów biznesowych?

Słowo „optymalizacja” jest odmieniane przez wszystkie przypadki: optymalizuje się koszty, zasoby, zużycie energii… Jak przebiega optymalizacja procesów biznesowych i co kryje się za tym pojęciem? Wyjaśniają specjaliści z Hicron: firmy IT, która optymalizuje procesy u klientów na całym świecie.

Potrzeba optymalizacji wynika z chęcią zaoszczędzenia, lecz mowa tu nie tylko o pieniądzach. W ujęciu biznesowym równie cenne jak gotówka mogą być: powierzchnia magazynowa, liczba osób zaangażowanych w proces, czas czy ilość odpadów pozostałych po realizacji zlecenia. Pojęcie optymalizowania nie oznacza też drastycznego cięcia kosztów czy zatrudnienia. Bliżej mu do skalowalności procesu, do dopasowania go do warunków w taki sposób, aby był jak najbardziej efektywny przy jednoczesnym jak najmniejszym zaangażowaniu różnego rodzaju zasobów.

Specjaliści z Hicron opracowali kilka podpowiedzi , które mogą nieco przybliżyć obszar optymalizacji procesów biznesowych na przykładzie systemów ERP wykorzystywanych w przedsiębiorstwach.

Czy optymalizacja to zawsze uproszczenie?

Często zamiennie ze słowem „optymalizacja” stosuje się pojęcie „uproszczenia”, nie jest to jednak termin precyzyjny. Niejednokrotnie precyzyjne wyskalowanie procesu oznacza jego większą złożoność, dodanie kilku wcześniej nieprzewidzianych etapów. Wszystkie te działania zmierzają jednak do podniesienia wydajności przebiegu poszczególnych procesów, czy jest to proces składania zamówień, obiegu dokumentów, czy obsługi gwarancyjnej.

Nie zawsze prostsza ścieżka jest tą najwłaściwszą. Często, np. w procesie produkcji, należy dodać kolejny element kontroli jakości, aby produkt był pełnowartościowy, nie był przyczyną zwrotów czy reklamacji, a w efekcie – nie generował zbędnych kosztów. W procesie optymalizacji zdarza się jednak, że utarte schematy mogą z powodzeniem zostać skrócone o kilka punktów, które – poza opóźnieniami – często nie przynosiły żadnych korzyści.

Bez narzędzi się nie da

Oprócz samej warstwy koncepcyjnej i wiedzy zespołu odpowiedzialnego za procesy optymalizacyjne – kluczową kwestią jest wybór odpowiednich narzędzi, które zapewnią skuteczność wdrażanych zmian. Jednym z ważniejszych kroków do uporządkowania procesów biznesowych jest wdrożenie systemu ERP, którego nieodłącznym elementem jest przegląd, definicja i optymalizacja wszystkich procesów biznesowych zachodzących w danym obszarze. To właśnie ERP wspiera biznes w dostarczeniu szytych na miarę, perfekcyjne zaplanowanych ścieżek, które ułatwiają, pracę, eliminują błędy, oszczędzają czas, materiały i pieniądze.

Co ważne optymalizacja nie jest zamkniętym procesem, nie można powiedzieć, ze została zakończona i nie wymaga wglądu. Audyty procesów, poszukiwanie możliwości ich dalszego udoskonalenia czy też przystosowanie ich do nowych wymagań – to tylko niektóre aspekty, o jakich należy pamiętać przy optymalizowaniu procesów biznesowych.

artykuł partnera serwisu