Dlaczego archiwizacja dokumentów jest potrzebna?

Zagadnienia związane z archiwizacją i przechowywaniem dokumentacji to nieodłączne elementy funkcjonowania każdej firmy. Jest to kwestia dość wymagająca, ponieważ oprócz tego, że wiąże się z efektywnością codziennej pracy, to wynika z regulacji prawnych. Nieumiejętne przechowywanie dokumentacji jest ryzykowne i naraża przedsiębiorstwo na straty w różnych obszarach. Z poniższego tekstu dowiesz się, jak można poradzić sobie z tym wyzwaniem.

Archiwizacja dokumentów: na czym polega?

Archiwizację dokumentów można w skrócie opisać w następujący sposób: jest to trwałe, wieloletnie przechowywanie dokumentacji papierowej albo w pierwotnej postaci, albo w wersji cyfrowej (np. po zeskanowaniu).

W tym drugim przypadku przechowuje się w postaci plików PDF i TIFF na kilka sposobów:

• na płytach CD lub DVD;
• na dysku twardym,
• w chmurze (usługa polegająca na przechowywaniu danych na zbiorze rozproszonych po świecie serwerów).

Warto zaznaczyć, że przechowywanie określonych kategorii dokumentacji jest wymagane przez prawo. Dotyczy to zarówno okresu archiwizowania, jak i wymogów związanych z bezpieczeństwem dokumentów.

Wpływ na pracę firmy

Do kwestii przechowywania dokumentów należy przykładać dużą wagę z dwóch powodów. Po pierwsze, jest to konieczność wynikająca z przepisów prawa. Po drugie, odpowiednie podejście do archiwizacji może mieć istotny wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.

W każdej firmie sprawna komunikacja i przepływ informacji są niezwykle ważne. Ma to tym większe znaczenie, im na większą skalę działa dane przedsiębiorstwo. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentów może zdziałać w tej materii naprawdę dużo. Dostępne obecnie technologie i rozwiązania IT zapewniają:

• najwyższe standardy bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów,
• wygodny i łatwy dostęp do dokumentów,
• zwiększenie wydajności i lepsze funkcjonowanie firmy dzięki optymalizacji przepływu informacji.

Archiwizacja jako usługa zewnętrzna

Firma, której zależy na zwiększeniu konkurencyjności, powinna postawić na outsourcing wybranych obszarów swojej działalności. W przypadku przechowywania dokumentów jest to wręcz zalecane z powodu dużych oszczędności czasu, pieniędzy i zasobów kadrowych.

Dzięki współpracy z doświadczoną firmą zewnętrzną z branży archiwizacji zyskuje się gwarancję bezpieczeństwa dokumentów. W przeciwnym razie, gdy przedsiębiorstwo postanawia przechowywać je samodzielnie, pojawia się duże ryzyko ich zniszczenia, uszkodzenia lub wycieku danych.

Świetnym rozwiązaniem może być skorzystanie z usług digitalizacji dokumentów.  Profesjonalna firma zajmująca się archiwizacją – dobrym przykładem jest Pika – dysponuje odpowiednią kadrą, sprzętem oraz oprogramowaniem, dzięki czemu można być spokojnym o powierzone jej dokumenty.

Podsumowanie

Zlekceważenie zorganizowania sprawnego i bezpiecznego archiwum może mieć dla firmy nieprzyjemne skutki. Współpraca z zewnętrzną firmą dysponująca odpowiednim sprzętem, kadrą oraz autorskimi rozwiązaniami IT to odpowiedni sposób, aby przeprowadzić skuteczną digitalizację i utworzyć funkcjonalne archiwum cyfrowe.